Prowadzenie spotkań i negocjacji z kluczowymi klientami
– sztuka przekonywania i argumentacji

Rozmowy z kluczowymi dla firmy klientami to zawsze pewnego typu biznesowe przesilenie. W trakcie spotkania czy negocjacji może dojść bowiem do niesamowicie istotnych zmian. Podejście klienta do przedsiębiorstwa, dynamika wzajemnych relacji, warunki współpracy, finansowe konkrety – wszystkie te elementy w czasie konwersacji znajdują się w ciągłym ruchu. Rozwój wypadków zależy w dużej mierze od retorycznych i strategicznych umiejętności prowadzącego rozmowę. Odpowiednie nastawienie i przygotowanie merytoryczne są więc niezbędne do tego, by osiągać na tej płaszczyźnie pożądane rezultaty.

Presja czasu (albo dlaczego nie wystarczy zaufać intuicji)

Pewność siebie, kultura osobista, adekwatne słownictwo, uśmiech – to baza wyjściowa autoprezentacji, którą intuicyjnie rozumie (a już na pewno docenia) prawie każdy z nas. Rozmowy z kluczowymi klientami – co oczywiste – wymagają jednak niezwykłej dbałości o detale, nie wolno wobec tego w stu procentach zaufać swojemu naturalnemu urokowi czy bezsprzecznej charyzmie. Dlaczego nie wystarczy działanie instynktowne? Z jakiego powodu należy dogłębnie przemyśleć, dajmy na to, kwestię mowy ciała?

Cóż, w dużej mierze oceniamy drugiego człowieka w ułamku sekundy. Jedna błyskawiczna chwila może więc zadecydować o tym, czy interlokutor nam zaufa, czy to z nami postanowi wejść w bliższą relację zawodową etc. Dlatego właśnie nie wolno polegać jedynie na swoich nawykach (nawet jeśli te w życiu codziennym sprawiają bardzo dobre wrażenie) – bo po prostu nie ma miejsca i czasu na błędy. W 2005 roku przeprowadzone zostało badanie psychologiczne, które wykazało, jak trafne w gruncie rzeczy są nasze oceny „wypracowywane” w ułamku sekundy. Osobom biorącym udział w badaniu przedstawiono niezwykle krótkie materiały filmowe zawierające nagrania polityków starających się o wyborczy sukces. Osoby oglądające filmy przewidziały wyniki z dokładnością wynoszącą około 70%. Oznacza to, że pierwsze wrażenie (te ułamki sekundy, które z pozoru nic nie znaczą) są dużo ważniejsze, niż można by podejrzewać.

Właśnie dlatego tak istotne jest odpowiednie mentalne nastawienie. Nasze myśli znajdują odbicie w naszej mowie ciała, w mimice i w każdej innej komunikacji niewerbalnej. Szczerość, troska, autentyczne zainteresowanie drugą osobą – wszystko to ma więc wpływ na to, jak zaprezentujemy się podczas rozmowy z ważnymi klientami. Profesjonalizm i konkretne biznesowe rozwiązania czy oferty muszą mieć drogę utorowaną z jednej strony naszą życzliwością, a z drugiej zaufaniem rozmówcy. Dopiero na tak użyźnionym gruncie może wyrosnąć satysfakcjonujące nas porozumienie.

USP – skuteczna technika perswazyjna

Doskonały negocjator z łatwością potrafi dostosować się do sytuacji. Oznacza to, że musi być również gotowy na zastosowanie w odpowiednim momencie adekwatnej techniki perswazyjnej. Jedną z nich jest na przykład USP, czyli unique selling proposition – niezwykle istotny czynnik w sprzedaży polegający na wyeksponowaniu unikalności, nietypowości, inności proponowanego produktu. Ten element sprawia, że oferta znacznie wyróżnia się spośród innych rynkowych propozycji, co wpływa na zainteresowanie klienta, który – co naturalne – bardzo ceni unikalność. USP może być więc postrzegany jako fundament strategii sprzedażowej czy negocjacyjnej. By skutecznie włączyć USP do planu negocjacyjnego, należy zadać sobie kilka pytań, które pomogą w rzeczywistej ewaluacji produktu czy oferty:

  1. Jaki pozytywny wpływ moja propozycja może wywrzeć na interesy klienta?

  2. Co takiego dokładnie odróżnia moją propozycję od innych obecnych na rynku?

  3. Jak unikalność mojej propozycji prezentuje się z perspektywy klienta?

Ponadto propozycję USP należy opracować w możliwie skondensowanej formie tak, by jej siła perswazyjna była jak największa. W czasie istotnej rozmowy z klientem USP powinno zostać przedstawione wyjątkowo wyraziście, by już na etapie rozmowy wyróżnić się spośród reszty ofert. 

Elevator pitch – czyli mieć czas po swojej stronie

Czasowa kondensacja i retoryczny rygor to elementy, które w ogóle grają niezwykle ważną rolę w sztuce przekonywania. Najlepszym tego przykładem jest technika elevator pitch, która już swoją nazwą sugeruje, by tak to ująć, efektowną błyskawiczność. Skąd w nazwie słowo „winda”? Chodzi o to, by umieć zainteresować sobą i zaprezentować swoją ofertę w jak najkrótszym czasie, powiedzmy – w 30 sekund (niektórzy mierzą elevator pitch nieco inaczej, nie sekundami, a słowami – w takim razie można przyjąć, że jest to około 90 słów).

Wszyscy mamy, dzięki niezliczonym amerykańskim filmom, podobną scenę w pamięci: do windy wchodzi bogaty inwestor czy inny potentat, za nim wbiega młodszy człowiek (ambitny, energiczny, uśmiechnięty), pragnący zdobyć przychylność tego pierwszego. Obydwaj jadą na najwyższe piętro – starszy, bo dam właśnie ma biuro, a młodszy, bo przez te kilkadziesiąt sekund chce mieć uwagę biznesmena tylko dla siebie. Wie, że musi dać z siebie wszystko, bo drugiej szansy nie będzie – winda dojedzie do celu, biznesmen pójdzie w swoją stronę, okazja przepadnie bez powrotu.

Intensywność tej metody wymaga od negocjatora czy sprzedawcy świetnego planu i bezbłędnej realizacji. Podjęty trud ze wszech miar się jednak opłaca. Dobrze przeprowadzony elevator pitch sprawia, że klient czy rozmówca ma automatyczny wgląd w to, co w naszej ofercie najlepsze. Dodatkowo mamy jeszcze zysk na polu autoprezentacyjnym – energiczność, konkretność i klarowność wypowiedzi pomagają w zapisaniu się w pamięci rozmówcy jako osoba niezwykle profesjonalna i pewna swego, czyli zasługująca na zaufanie. Modelowy elevator pitch powinien składać się z następujących elementów:

  1. informacje o sobie – zarówno werbalne, jak i pozawerbalne (uśmiech, entuzjazm, opis działalności);

  2. intrygująca oferta – konkretne przykłady skuteczności proponowanych rozwiązań, prezentacja sposobu, w jaki doszło do opracowania danej nowości;

  3. przedstawienie zysków, które spotkają rozmówcę, jeśli przystanie na ofertę;

  4. ponowne podkreślenie wyjątkowości oferty i osobistej skuteczności.

Metoda ta – poprzez swoją bezkompromisowość w kwestii informacyjnej kondensacji – jest znakomitym sposobem na wyjątkowo jaskrawe, wyraźne i przekonujące uwypuklenie wartości danej oferty. Odpowiednio użyta w czasie służbowej rozmowy czy negocjacji może pomóc w zaintrygowaniu interlokutora – a od tego już naprawdę niedługa droga do podejmowania konkretnych decyzji przekładających się na określoną współpracę czy pożądane transakcje.

Szkolenia Mach & Partner Consulting – bądź przygotowany na każdą okoliczność

Oczywiście, nie wszystko zawsze idzie zupełnie bezproblemowo. Rozmówcy nierzadko są nastawieni sceptycznie, mają przygotowane pytania czy wątpliwości, które mają zapędzić nas w kozi róg etc. Na wiele okoliczności można się jednak znakomicie przygotować, co zminimalizuje prawdopodobieństwo porażki. Można nauczyć się rozpoznawać i „rozbrajać” mechanizmy manipulacyjne, którymi może posługiwać się nasz rozmówca. Można też z łatwością przejrzeć na wylot gry handlowe, których celem jest przystanie przez nas na takie, a nie inne warunki finansowe. Wszystkich pomocnych technik uczymy na szkoleniach Mach & Partner Consulting.

Odpowiednie przygotowanie przed rozmową, istotna rola timingu w negocjacjach, umiejętność słuchania drugiego człowieka, inteligencja emocjonalna, dostrzeganie w kompromisach drogi do sukcesu – wszystkie te kroki i zachowania są na naszych szkoleniach analitycznie i przekrojowo zaprezentowane, a później aktywnie przećwiczone przez uczestników.

Wielowarstwowa sztuka negocjacji to fascynujący temat, którego opanowanie zapewnia prawdziwą biznesową skuteczność. Szkolenia Mach & Partner Consulting są najlepszym sposobem na zdobycie wiedzy, retorycznych umiejętności i pewności siebie niezbędnych do radzenia sobie na tym właśnie polu. Serdecznie zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami naszych programów szkoleniowych. Z naszą pomocą rozmowy z kluczowymi klientami staną się inspirujące, konkretne i nadzwyczaj owocne – to akurat nie podlega żadnym negocjacjom.